文章编号：212049 / 分类：行业资讯 / 更新时间：2025-04-01 16:23:07 / 浏览：次
文件准备与格式要求：细节决定成败

一、引言

在日常生活和工作中，我们经常需要处理和准备各种文件。
无论是学生撰写本文，还是职场人士处理工作报告，文件准备与格式要求都是不可或缺的一环。
细节决定成败，文件的准备工作看似简单，实则蕴含着许多重要的阶段和细节。
本文将详细介绍文件准备与格式要求的各个阶段及其重要性。

二、文件准备的阶段

1. 明确目的和需求

文件准备的初始阶段，首先要明确文件的目的和需求。
这包括确定文件的类型（如报告、本文、合同等）、主题、受众以及传达的主要信息。
只有明确了这些要素，才能确保文件内容的有针对性和有效性。

2. 收集资料

在明确目的和需求后，接下来就是收集相关资料。
这包括查阅书籍、期刊、网络资源等，对所需信息进行全面、准确的收集。
还要注意资料的真实性和可靠性，避免误导和误导信息。

3. 撰写初稿

在收集完资料后，开始进行文件的撰写。
初稿是文件形成的基础，要注重内容的逻辑性和条理性。
同时，要留意文字的表达和语言的准确性，确保信息的有效传达。

4. 修订和完善

完成初稿后，要进行修订和完善。
这包括检查文字的表达是否清晰、逻辑是否严密、论据是否充分等。
还要注意文件的格式要求，如字体、字号、行距、页边距等，确保符合规范。

5. 审查和校对

在修订和完善后，要进行审查和校对。
这一阶段的目的是检查文件中是否存在语法错误、拼写错误、标点符号错误等。
审查和校对是保证文件质量的关键环节，不容忽视。

三、格式要求及其重要性

1. 标题页格式

标题页是文件的第一页，包括文件标题、作者姓名、单位名称等信息。
标题页的格式要求要遵循规范，如字体、字号、对齐方式等。
标题页的正确格式有助于读者快速了解文件的基本信息，提高阅读效率。

2. 正文格式

正文是文件的主体部分，包括引言、正文内容、结论等。
正文的格式要求包括字体、字号、行距、段距等。
遵循正文格式要求，可以使文件整齐、美观，提高可读性。

3. 引用和参考文献格式

在文件中引用他人的观点、数据等时，需要遵循一定的引用和参考文献格式。
这包括注明作者姓名、出版年份、页码等信息。
正确的引用和参考文献格式可以体现作者的学术诚信和严谨态度，同时也是尊重知识产权的体现。

4. 附件和附录格式

附件和附录是文件的补充部分，包括图表、数据、计算过程等。
附件和附录的格式要求也要遵循规范，如表格的格式、图表的标注等。
正确的附件和附录格式有助于读者更好地理解文件内容，提高文件的实用性。

四、总结

文件准备与格式要求是确保文件质量和效率的关键环节。
从明确目的和需求、收集资料、撰写初稿、修订和完善到审查和校对，每一个阶段都至关重要。
同时，遵循标题页格式、正文格式、引用和参考文献格式以及附件和附录格式等要求，可以确保文件的专业性和可读性。
细节决定成败，只有在文件的准备工作上精益求精，才能确保文件的质量和效率。

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怎样才能做好土建技术员资料员？

土建工程资料管理一：施工现场管理与资料收集一： 前言：----现场施工管理的慨念现场施工管理的组成：施工管理工作分为三个阶段：即1：施工准备 2：施工阶段 3：竣工验收(一)：施工准备：1：技木准备承包合同,工程予算、施工组织设计、图纸会审。 2：现场准备三通一平、工程定位放线及复核、施工许可证申报、质监申报、临时占用道路申报、现场文明施工围蔽、临施建造、材料、机具组织进场。 3：组织准备组织劳动力进场,( 1)：确定施工及各工作工序,搭接次序。 ( 2)：组织分段平衡流水,交义作业计划。 ( 3)；组织新进场工人进行安全教育及考核。 (二)：施工阶段：1：质量控制贯沏施工组织设计、制度措施、监督执行规范、规程、工艺标准,贯沏工程质量验收标准,切实执行质量检查和质量验收,做好工序交接捡查验收,隐蔽工程检查验收,防渗漏试水检查验收,变更工程签证,控制材料进场质量,加强施工复核,组织工程质量定期及不定期的质量检查。 2：安全控制贯彻以“预防为主”的安全生产方针,控制五个安全因素（人、材料、机械、方法、环境）其中包括：施工作业安排、用电与防火安全,落实层级安全生产责任制,贯彻安全生产奖惩制度措施,落实安全生产检查制度,组织安全技术交底及安全教育学习。 3：进度控制根据合同工期及施工组织设计,分阶段编制施工进度作业计划,及时检查计划进度,及时调整计划,协调土建与专业施工的协作配合。 4：成本控制及时做好经济签证,贯沏降低成本措施,优化进度计划,优化劳动力,严格控制材料进场数量及质量,材料发放实行限额领料,加强施工放线复核,做到事前控制质量,减少事后返工损失,掌握经济索赔技巧,及签证索赔,减少经济损失。 5：文明施工施工现场场容管理6：现场料具管理包括：生产工具（做好发放与回收）、现场材料（施工平面布置图分类堆放并加标色）,周转料（分类堆放）。 ( 三)：竣工验收阶段1：技术资料整理组编包括：施工日志、变更工程、施工验收及检查记录,材料试验报告,质量检查验收记录,资料应及时记录及时签证,及时积累,及时整理。 （技术资料是甲方用作核对结算的依据,不容忽视）。 2：竣工工程予验收捡查组织竣工工程予检验收,检查验收前工程遗留未完善的工程手尾,及时处理,为竣工验收创造条件。 3：工程竣工验收备案（房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法）规定： 建设单位办理工程竣工验收备案应提交以下材料：（1）：工程竣工验收备案表（房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表）(2) ：工程竣工验收报告(3)：法律、行政法规规定应当由规划、公交消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件。 (4)：施工单位签署的工程质量保修书；(5)：法规、规章规定必须提供的其他文件；(6)：商品住宅还应当提交《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》。 4：竣工工程验收二：单位工程施工技术资料管理笫一节 总则单位工程施工技术资料的作用：1：是反映工程质量和工作质量的重要依据2：是单位工程施工全过程的真实记录3：是单位工程日后维修、扩建、更新的重要档案材料4：统一建筑施工企业技术资料的管理工作,有利于工程质量检查和归档第二节 施工技术资料内容分类------P1施工技术资料按其性质分为七类：第一类：建筑工程法定建设程序必备文件；第二类：综合管理资料；第三类：工程质量控制资料；包括：验收资料施工管理资料产品质量证明文件检验报告施工记录及检测报告第四类：工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录；第五类：检验批质量验收纪录；第六类：施工日志；第七类：竣工图；工程技术资料的组卷要求：1：组卷原则：“施工技术资料的组卷应遵循工程文件自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系，便于档案的保管和利用。 组卷时按先文件、后图纸排列。 施工技术资料目录：⑴ 总目录⑵工程建设前期法定建设程序文件；⑶建筑工程综合管理资料；⑷地基与基础工程；⑸主体结构工程；⑹建筑装饰装修工程；⑺建筑屋面工程；⑻建筑设备安装工程综合管理资料；⑼建筑给水、排水及采暖工程；⑽建筑电气工程；⑾通风与空调工程；⑿电梯安装工程；⒀智能建筑；⒁竣工验收资料；⒂竣工图；2：组卷顺序：一般为封面、目录、文件材料、工程照片及封底。 3：组卷质量要求：归档文件的内容必须真实、谁确、签章齐备、书写材料必须耐久、清晰，不得使用铅笔、红色和纯蓝墨水、圆珠笔等易褪色村料书写。 若是复写件、复印件（需注明原件存放处）要字迹清楚、牢固能长期保存。 施工技术资料分为两部分：(一)：工程准备阶段文件；（由建设单位按项目立卷）包括：24项文件材料：1：立项申请报告及批复2：可行性研究报告及批复3：环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表4：固定资产投资项目年度计划5：建设用地批准书6：国有土地使用证及附图7：拆迁补偿安置协议8：建设用地规划许可证及附图9：工程地质勘察报告10：水文地质勘察报11：建设工程测量记录册12：规划设计文件13：初步设计、技术设计图纸和说明14：有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议15：施工图设计文件审查意见16：勘察设计承包合同及中标通知书17：施工承包合同及中标通知书18：监理委托合同及中标通知书19：建设工程规划许可证20：建设工程报建审核书21：建筑工程施工许可证22：工程质量安全监督登记表’23：各责任主体及分包单位资质文件24：电梯安装工程监督登记表(二)：单位工程施工技术资料：△单位工程施工技术资料分为七类包括：建设工程综合管理资料；地基与基础工程；主体结构工程；建筑装饰装修工程；建筑屋面工程；竣工验收资料；竣工图；△分部工程技术资料组编文件材料内容包括：工程质量控制资料-----验收记录工程质量控制资料---施工技术管理资料工程质量控制资料---产品质量证明文件产品合格证内容必须填写齐全，不得漏项或随意涂改，尽量使用原件，若为复印件还应注明原件存放处，加盖原件存放处公章及经办人签名，并注明日期；施工单位必须注明其代表数量。 工程质量控制资料---检验报告工程质量控制资料----施工记录对于重要的施工部位（如地下室底板、结构转换层、屋面等部位的钢筋分项）隐蔽工程验收应有设计单位人员参加并签字。 工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录分项工程质量验收记录第一：1：建设工程综合管理文件材料内容包括：(1)：单位工程开工申请报告(2)：施工现场质量管理检查记录(3)：单位工程施工组织设计(4)：单位工程坐标定位测量记录单位工程放线定位时一定要有监理（或建设）单位代表在场，并应认真研究规划部门的规划定点文件，对文件内有关该工程的要求，必须严格执行，最后需经施工、监理（或建设）在测量记录内签章认可。 工程基线复核应有施工单位及监理单位（或建设单位）代表参加，并签署复核意见、签名及加盖公章。 (5)：工程质量事故报告（6）：工程质量事故停（复）工通知（7）：工程质量事故处理报告(8)：工程中间验收交接记录(9)：见证员证书见证人员必须经培训考核取得《见证员证书》后，方可履行其职责。 《见证员证书》由监理单位提供施工单位资料员。 (10)：工程总结(11)：土建工程施工日志（单独组卷）第二：地基与基础工程；（包括：(1)：桩基础、天然地基、地基处理等工程, (2)：地下结构工程）文件材料内容包括：工程质量控制资料-----验收记录工程质量控制资料---施工技术管理资料工程质量控制资料---产品质量证明文件工程质量控制资料---检验报告工程质量控制资料----施工记录工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录分项工程质量验收记录第三：主体结构工程；（1：钢筋混凝土工程；2：钢结构工程 ； 3：砖混结构工程）文件材料内容包括：工程质量控制资料---验收资料工程质量控制资料---施工技术管理资料工程质量控制资料----产品质量证明文件；工程质量控制资料---检验报告工程质量控制资料---施工记录工程质量控制资料---检测报告工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录分项工程质量验收记录第四：建筑装饰装修工程；（1：建筑装饰装修工程；2：幕墙工程；）幕墙工程其幕墙总面积200m2以上均应进行三性试验（空气渗透性、雨水渗漏性、风压变形性）文件材料内容包括：工程质量控制资料—验收资料工程质量控制资料—施工技术管理资料工程质量控制资料---产品质量证明文件工程质量控制资料---检验报告大理石、花岩石等室内装饰材料必须提供建筑材料放射性指标检验报告。 工程质量控制资料---施工记录工程质量控制资料---检测报告工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录分项工程质量验收记录第五：建筑屋面工程；文件材料内容包括：工程质量控制资料---验收资料工程质量控制资料----产品质量证明文件工程质量控制资料----检验报告工程质量控制资料----施工记录工程安全和功能检验资料及主要功能抽测记录分项工程质量验收记录第六：竣工验收资料；（由建设单位按单位工程立卷）文件材料：(1)：工程质量验收申请(2)：单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（表G.0.1-2）(3)：单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（表G.0.1-3）(4)：单位（子单位）工程观感质量检查记录（表G.0.1-4）(5)：工程质量评估报告(6)：勘察文件质量检查报告(7)：设计文件质量检查报告(8)：单位工程施工安全评价书(9)：电梯安装分部质量验收登记表(10)：消防验收文件或准许认可使用文件(11)：燃气工程验收文件（12）：房屋建筑工程质量保修书(13)：商品住宅《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》(14)：单位（子单位）工程质量验收记录、纪要(15)：建设工程质量监督验收意见书(16)：建设工程规划验收认可文件(17)：环保验收文件或准许认可使用文件(18)：建设工程竣工验收档案认可书(19)：建设工程竣工验收报告(20)：房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表第七：竣工图；（由施工单位按单位工程*立卷）(1)：建筑竣工图( 2)：结构竣工图(3)：钢结构竣工图(4)：幕墙竣工图(5)：二次装修竣工图(6)：给水,排水及采暖竣工图(7)：建筑电气工程竣工图(8)：智能建筑竣工图(9)：通风与空调竣工图(10)：电梯工程竣工图(11)：室内燃气工程竣工图（三）：专业工程施工技术文件建筑设备安装工程综合管理记录建筑给水排水及采暖工程建筑电气工程智能建筑工程通风与空调工程电梯工程(四)：广州市市政工程档案案卷内容：1：工程准备阶段文件（由建设单位按项目立卷）立项文件建设用地、征地、拆迁文件勘察、测绘、设计文件招投标、合同文件开工审批文件2：施工及验收记录：（由施工单位按单位工程立卷）包括：施工组织管理纪录出厂证明、合格证及其他证明记录材料试验记录施工记录工程检查记录质量评定纪录3：竣工图（由施工单位按单位工程立卷）4：竣工验收文件（由建设单位按单位工程立卷三：施工组织设计的编制：施工组织设计是指导施工准备和组织施工的全面性的技术、经济文件，是指导现场施工的准则；编制施工组织设计必须贯彻统筹规划，科学地组织施工，建立正常的生产秩序，充分利用空间，争取时间，采用先进施工技术，用最少的人力和财力取得最佳的经济效果，以建造出质量优良的工程。 施工组织设计是工程施工施工前应编制好的施工技术管理的一项重要的综合技术管理文件，文件必须经过技术审批责任人签名后方能生效。 单位工程施工组织设计内容：目录：一：工程概况二：施工管理架构三：施工总进度计划：四：施工平面布置1：施工平面布置2：施工用水平面布置3：施工用电平面布置五：主要施工设置及机具配备六：主要工程量及工料分析七：主要资源及计划八、施工方法（一）施工顺序（二）基础工程（三）土方工程（四）地下室施工（五）±0.00以上主体工程施工（六）天面防水及隔热层施工（七）装饰工程施工九：外脚手架搭设及安全防护十：重直运输十一：建筑物垂直度控制十二：质量技术措施十三：安全技术措施十四：夏、冬、雨季技术措施十五：文明施工措施十六：防火、用电安全技术措施十七：：夜间施工措施十八：降低成本技术措施十九：产品保护施工方案内容：1：工程概况和特点2：施工程序和方法3：施工进度安排4：施工布置5：劳动力、构配件、机具、材料计划6：质量保证措施7：安全措施四：施工日志与施工纪录填写（一）现场施工关键资料-----施工日志工日志是在建筑工程整个施工阶段有关施工活动（包括施工组织管理和施工技术）和现场情况变化的综合性纪录,也是施工技术人员处理施工问题的备忘录和总结施工管理经验的基本素材。 主要内容：1：当日气候实况；2：施工形象进度；3：资源进退场记录及使用情况：4：有关工程技术文件的收发及文件内容摘要；5：有关工程技术会议生产会议的决定内容摘要；6：重大技术问题、安全问题的处理决定及贯沏执行情况；7；现场施工记录；技术交底；8：技术安全的培训教育记录；（如：工人进埸安全教育、每月不少于四小时安全学习）（二）施工记录的内容和要求现场施工技术人员必须严格按规定表格逐项认真填写，并经监理建设单位等有关人员认可后才能生效。 五：资料管理的规定及要求施工技术资料填写质量要求：1：归档的工程文件应为原件。 2：工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察 、设计、施工、监理、等方面的技术规范、标准规程。 3：工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。 4：工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯篮墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。 6：工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm ×210mm）,图纸应采用国家标准图幅。 7：工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。 图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。 计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。 8：所有“竣工图”均应加“竣工图”章。 “竣工图”章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 “竣工图”章尺寸为50mm×80mm。 “竣工图”章应使用不褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。 竣 工 图施工单位编制人 审核人技术负责人 编制日期监理单位总 监 现场监理9：利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据,凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。 变更图章可以采用以下几种形式：（尺寸为35mm×15mm）见变更设计通知书 见 年 月 日设计年第 号 条 图纸会审记录第 条见工程洽商单第 条10：不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297 mm ×210mm）,横向按手风琴式折叠,竖向按顺时针方向向内折,图标拦露在外面。 （按《技术制图复制图的折叠方法》,（GB/.3—89六：建筑工程施工质量验收统一标准简介(一).《统一标准》分为六部份,共45条,其中标准强制性条文6条,附录七项。 1. 总则--------3 条2. 术语-------17条3. 基本规定------5条4. 建筑工程质量验收的划分-----6条5. 建筑工程质量验收------7条6. 建筑工程质量验收程序和组织--------7条(二).内容简介1. 总则----3条总则主要阐明《统一标准》的编制目的(1.0.1条)、编制依据(1.0.3条)、适用范围(1.0.2条) 明确适用于建筑工程施工质量的验收和作为专业施工质量验收规范编制的统一标准，并明确各专业施工质量验收规范必须与本标准配合使用，设计和使用中的质量问题不属于本标准的范畴。 2. 术语----本章给出了17个术语本章给出了17个术语，其中：1) 检验批---按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。 (2.0.5条)检验批是工程验收的最小单位，是分项工程及至整个建筑工程质量验收的基础；检验批质量是应按主控项目和一般项目进行验收；检验批合格质量主要取决于主控项目和一般项目的捡验结果；检验批可根据施工及质量控制和专业验收需要，按搂层、施工段、变形缝等进行划分(4.0.6条)2) 主控项目----建筑工程中对安全、卫生、环境保卫和公众利益起决定性作用的检验项目；(2.0.9条)3) 一般项目----除主控项目以外的验验项目(2.0.10条)3. 基本规定基本规定共5条，主要提出：1) 健全质量管理体系 (3.0.1条)2) 对施工质量控制作出规定 (3.0.2条)3) 建筑施工质量验收的要求 (3.0.3条)4) 对检验批质量检验提出了抽样方案， (3.0.4条)对检验批抽样检验中出现的合格批被判为不合格，不合格批被判为合格等存在两类风险提出风险控制。 即：生产方风险α是指合格批被判为不合格的慨率；使用方凤险β是指不合格被误收的慨率两类风险一般控制范围：α==1% ~ 5%； β==5% ~ 10% 。 对主控项目，其α、β均不宜超过 5%对一般项目，α不宜超过5% β不宜超过10% 。 4. 建筑工程质量验收的划分本章提出建筑工程质量检收划分为：单位工程(子单位工程)分部工程(子分部工程)分项工程检验批1) 单位工程(子单位工程)划分原则--------(4.0.2条)(1) 具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程。 (2) 建筑规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用功能的部分为一个子单位工程。 2) 分部工程(子分部工程)划分原则--------(4.0.3条)(1) 分部工程的划分应按专业性质、建筑部位确定。 (2) 当分部工程较大或较复杂时，可按材料种类、施工特点，施工程序、专业系统及类别等划分为若干子分部工程。 (3) 建筑工程分为9个分部工程：包括①地基与基础工程②主体结构③建筑装饰装修④建筑屋面⑤建筑给水、排水及采暖工程⑥建筑电气工程⑦智能建筑⑧通风与空调工程⑨电梯安装工程3) 分项工程应按主要工种、材料、施工工艺、设备类别等进行划分；4) 检验批可根据施工及质量控制和专业验收需要按楼层、施工段、变形缝等进行划分；5. 建筑工程质量验收本章共七条条文内容主要对检验批、分项工程、分部 (子分部) 工程、单位(子单位)工程的工程质量验收合格作出规定并明确经返修或加固处理的分项、分部工程虽然改变外形尺寸，但仍能满足安全使用要求，可按技术处理方案和协商文件进行验收(5.0.6条 4.)通过返修或加固处理仍不能满足安全使用要求的分部工程、单位(子单位)工程，严禁验收。 (5.0.7条)6. 建筑工程质量验收程序和组织本章共七条条文 其中：6.0.4条、6.0.7条属强制条文1) 主要对检验批、分项工程、分部工程、单位工程的质量验收作出程序和组织规定要求；(1) 检验批的质量验收记录由施工项目专业质量检查员填写，监理工程师(建设单位项目专业技术负责人)组织项目专业质量检查员等进行验收。 (2) 分项工程质量应由监理工程师(建设单位项目专业技术负责人)组织项目专业技木负责人等进行验收。 (3) 分部(子分部)工程质量应由总监理工程师(建设单位项目专业技术负责人)组织项目专业技术负责人等进行验收。 (4) 单位(子单位)工程验收，由施工单位填写“单位(子单位)工程质量竣工验收记录”，验收结论由监理(建设)单位填写，综合验收结论由参加验收各方共同商定，建设单位填写，应对工程质量是否符合设计和规范要求及总体质量水平做出评价。 2) 单位工程竣工验收程序：工程竣工验收由建设单位组织勘察、设计、施工、监理等单位和其他有关方面的专家进行工程验收。 (1) 单位工程完工后，施工单位自行组织检查评定，并向建设单位提出交工验收投告。 (2) 建设单位收到工程验收报告后，应由建设单位(项目)负责人组织施工(合分包单位)、设计、监理等单位(项目)负责人进行单位(子单位)工程验收。 5.0.7 工程竣工备案制度是加强政府监督管理，防止不合格工程流向社会的一个重要手段，单位工程质量验收合格后，建设单位应在规定时间内将工程竣工验收报告和有关文件，到县级以上人民政府建设行政主管部门或其他有关部门备案。 否则，不允许投入使用。 注：建设单位应当自工程竣工验收合格之日起15个工作日内，依照有关规定，到备案机关办理备案手续。

什么叫文件的现行作用、半现行作用和非现行作用？

档案的定义关于档案的定义，据不完全统计，目前国内外已有上百种，如果根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。 为什么会有如此众多的档案定义呢？其原因大概是：1、不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识也有所不同，例如法语国家认为文件（文书，下同）一旦形成就叫做档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内；我国认为文件向档案部门归档后才叫做档案，包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内；英语国家认为文件进入档案馆后才叫做档案，仅指文件的非现行作用阶段。 2、同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产生差异，例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案，有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案，如此等等，不一而足。 正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》一诗中所写“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。 三是同一国家同一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别，例如我国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。 四是因为档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。 五是随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。 六是人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践的发展而不断深化。 现举档案定义三例以见一斑：《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。 ”《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。 ”美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。 ”以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。 我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。 该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。 ”

ISO9001的认证流程有哪些？

阶段具体做法（一）准备阶段1、项目启动l 根据业务、组织、位置、资产和技术等方面的特性，确定QMS的范围，包括对范围任何删减的详细说明和正当性理由。 l 根据业务、组织、位置、资产和技术等方面的特性，确定QMS方针。 l 确定管理者代表。 与高层商讨，确定管理者代表人选（有权威者）；实现在 ISO9001:2008质量管理体系方面由专人代表总经理进行全面的掌控。 l 确立管理体系推行的组织结构及操作模式，建立ISO9001:2008推行委员会。 包括：与高层商讨确定推行小组人员，至少3名（推进专员、文件控制人员）；确定各部门的具体执行人员（可以兼职的）。 2、前期培训l ISO9001:2008基本知识简介、实施意义和步骤、国际标准条款具体讲解及相关知识的培训。 l 使高层管理层及相关部门知悉导入、实施ISO9001:2008管理体系的重要意义并达成一致共识。 l 使全体员工了解自身在推行ISO9001:2008过程中所担当的角色和作用，以利于各项推行活动的顺利开展。 3、现场诊断l 选择重要的、关注需求模式的过程及子过程。 l 明确公司的总体业务，并形成流程图。 流程图需要详细、全面概括组织的主体流程，包括其逻辑及技术构架。 l 挑选组织中关键的人员以访谈的形式进行交流分析。 l 讨论分析组织对质量管理的需求与现状。 （二）实现阶段1、质量管理体系的建立l 确定QMS体系文件架构（通常可分为四层次，如QMS手册、程序文件、作业指导书、记录表单）。 l 明确各层次所需文件、文件编制的责任人员、进度安排。 l 文件编写注意事项、文件格式和风格的确定和培训。 l 按计划编制各层次文件的初稿。 l 由咨询师与贵公司责任人员对文件初稿予以讨论修订、定稿。 2、文件的发布和实施培训l 为防止误用，质量管理体系文件正式发布前，各部门须整理旧有文件，并送交QMS管理委员会回收处理，已填写的记录表单须装订成册，规档保管。 l 体系文件经公司领导审核并由总经理批准后予以正式发布。 l 召开文件颁布大会，由各部门中层及以上管理人员参加，正式颁布质量管理体系文件和记录，以保证各部门都了解新文件的制度要求生效时间。 l 体系文件培训并考核。 3、试运行和文档审查l 体系文件运行自查，各部门对照体系文件的要求自行检查相关措施的落实情况，自行改善查出的问题，确保各部门本身的运作与文件规定相符合。 l 体系文件运行互查，对照体系文件的要求互相检查其它部门在运行过程中相关措施的落实情况，并将发现的问题及时通知相关责任部门予以纠正。 l 体系文件检查、修改完善，针对在体系运行过程中出现的问题，进行分析、讨论并做修订。 4、中期培训l 由咨询师、体系核心人员对文件内容要求予以讲解培训，以确保各岗位人员理解和掌握。 l 全员质量意识培训、QMS实施推广培训，并做必要的考核。 （三）运行阶段1、体系正式运行l 经过试运行以后，体系已经达到初步成熟。 在此阶段，公司所有员工严格按照体系规范执行相应的工作，保持运行记录，发现的问题及时纠正。 l 以P-D-C-A的模式进行持续改进。 2、内部审核l 成立内部审核小组：1. 进行内审员培训，成立内审小组，任命内审组长和组员；2. 制定内部审核计划，并对内审人员进行审核前的实际操作培训。 l 按标准进行文件审查：1. 按 ISO9001:2008 标准要求系统检查体系运行情况和相关文件；2. 全面地进行一次修改完善，使文件更加适用、协调和完整。 l 制定检查表、实施审核：1. 指导内审小组编制内审检查表；2. 按内审计划实施现场审核；3. 发现不符合项，开具《不符合报告》，相关责任部门进行分析、整改。 l 验证改善措施有效性：内审组长对责任部门实施纠正和预防措施的有效性进行跟踪验证，以确保纠正和预防措施有效地实施。 l 修改涉及的体系文件：文件编写小组及时进行由纠正和预防措施所引起的体系文件的修改，使体系文件更加完善。 3、管理评审l 对管理者进行管理评审的培训，使贵公司最高领导人掌握如何组织管理评审的基本方法和管理评审在ISO9001:2008 质量管理体系的作用。 l 执行管理评审：1. 管理者主持召开管理评审会议；2. 对质量管理体系的充分性、适宜性和有效性进行正式评价，并给出结论和改进建议； 3. 编制《管理评审总结报告》并分发，以便各部门了解体系运行状况和需要改进的方面。 l 分析原因，采取纠正与预防行动：1. 针对管理评审提出的改进建议，由QMS管理委员会记录并分发至责任部门；2. 责任部门分析原因，制定纠正和预防措施，确保规定期限内予以纠正。 l 验证改善措施有效性：1. 咨询师和QMS管理委员会对责任部门实施纠正和预防措施的有效性进行跟踪验证；2. 控制措施失效部分应制订新的纠正和预防措施，保证形成死循环。 4、后期培训l 内审员等角色的专业技能培训。 （四）认证阶段1、 申请认证和认证准备l 与认证机构磋商，准备材料申请认证，制定认证计划。 l 准备送审文件，安排部署审核事项。 l 正式认证前一周，由咨询师实施审核指导培训，讲解审核应对技巧和注意事项。 2、协助认证l 内部审核小组陪同审核，应对审核问题。 3、持续改进l 审核认证通过以后，贵公司要严格按照已建立的体系流程执行，采用戴明环“PDCA”方式进行持续改进。 

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